در یک هلدینگ، قراردادها بخش مهمی از فعالیت شرکتها را تشکیل میدهند و آثار آنها فقط به واحد حقوقی محدود نمیشود. قراردادهای خرید، فروش، پیمانکاری، تأمین، خدمات و سایر معاملات، نتیجه همکاری واحدهای مختلف از جمله بازرگانی، مالی، فنی، منابع انسانی و حقوقی هستند. به همین دلیل، مدیریت ریسک قراردادی باید یک موضوع سازمانی و مشترک باشد و نه صرفاً مسئولیت واحد حقوقی.
یکی از وظایف مهم امور حقوقی هلدینگ، ایجاد چارچوب و رویه مناسب برای تنظیم و مدیریت قراردادها در شرکتهای تابعه است. این موضوع میتواند شامل تعیین الزامات حقوقی قراردادها، مشخص کردن سطوح تأیید و اختیار، بررسی قراردادهای بااهمیت و پرریسک و ایجاد رویه مناسب برای ثبت و نگهداری سوابق باشد. هدف این اقدامات، کمک به شرکتها برای شناسایی و کنترل ریسکها پیش از ایجاد تعهد است.
نکته مهم این است که ایجاد یک پرونده یا دعوای حقوقی لزوماً به معنای وجود اشکال یا قصور در عملکرد واحد حقوقی نیست. بسیاری از اختلافات ممکن است ریشه در تصمیمات یا اقدامات سایر حوزهها داشته باشند؛ برای مثال، تأخیر در انجام تعهدات فنی یا اجرایی، تأخیر در پرداخت، نحوه انتخاب پیمانکار یا تأمینکننده، تغییرات بدون ثبت و مستندسازی، ضعف در نظارت بر اجرای قرارداد یا عدم اعلام بهموقع مشکلات. در چنین شرایطی، واحد حقوقی معمولاً در مرحلهای وارد موضوع میشود که اختلاف شکل گرفته یا احتمال بروز آن جدی شده است.
بنابراین، تعداد پروندههای حقوقی بهتنهایی نمیتواند معیار مناسبی برای ارزیابی عملکرد امور حقوقی باشد. ممکن است یک واحد حقوقی، عملکرد بسیار مناسبی در بررسی قراردادها، ارائه مشاوره و پیشگیری از اختلافات داشته باشد، اما منشأ بخشی از پروندهها تصمیمات و عملکرد سایر واحدهای سازمان باشد. در مقابل، یکی از شاخصهای مهم عملکرد حقوقی میتواند میزان مشارکت این واحد در شناسایی ریسک و پیشگیری از ایجاد اختلاف باشد.
از این منظر، پیشنهاد میشود امور حقوقی هلدینگ علاوه بر رسیدگی به پروندهها، نقش فعالتری در پیشگیری و مدیریت ریسک حقوقی داشته باشد. برای مثال، میتوان سازوکاری برای شناسایی قراردادهای پرریسک، ثبت و پایش تعهدات مهم، بررسی علل ایجاد اختلافات و ارائه گزارشهای دورهای به مدیریت ایجاد کرد. در این فرآیند، هر پرونده باید صرفاً بهعنوان یک موضوع حقوقی دیده نشود، بلکه علت اصلی ایجاد آن نیز شناسایی شود تا مشخص شود منشأ اختلاف مربوط به امور مالی، فنی، بازرگانی، اجرایی، قراردادی یا حقوقی بوده است.
ایجاد چنین نگاهی به امور حقوقی، باعث میشود این واحد از یک واحد صرفاً «رسیدگیکننده به پروندهها» به یک شریک مدیریتی برای پیشگیری از ریسک و حمایت از تصمیمگیری شرکتها تبدیل شود.
در نهایت، هدف مدیریت ریسک قراردادی این نیست که همه اختلافات را به امور حقوقی منتسب یا از آن واحد مطالبه کند؛ بلکه هدف، ایجاد همکاری میان همه واحدهاست تا ریسکها پیش از تبدیل شدن به پرونده شناسایی و کنترل شوند. در این چارچوب، امور حقوقی هلدینگ میتواند با ایجاد استانداردها، ارائه مشاوره، شناسایی ریسکها، تحلیل منشأ اختلافات و ارائه گزارشهای مدیریتی، نقش مؤثری در کاهش هزینههای حقوقی، پیشگیری از دعاوی و افزایش شفافیت و کنترل در سطح هلدینگ ایفا کند.
نویسنده: زهره پورحسین
رئیس امور قراردادهای هلدینگ پتروفرهنگ